就職氷河期を応援、励ましていきたい、もちろん氷河期、ロスジェネ世代のまきまき18です。
前回、会議を依頼された場合、本当に必要かどうか考えるべき、という話を書きました。
今回は、必要となった時に、どのように会議を設計するのかの方法をまとめました。
私のような凡人はどのような会議でも、この流れでカッチリ設計しないと、心配で心配でたまらなのです。
会議の目的設定
まず初めに行うのは、会議を行う目的を明確にすること。
なぜ会議を行うのか、会議終了後、参加者がどのような状態になっていれば成功なのかをイメージしましょう。
これが明確でないと、何を伝えるべか、何を資料に書くべきか、何を話すべきがブレます。
そして、参加者も何のために会議に参加し、自分が何をすべきか分からない状態で会議が終わり、「結局何のための会議？」という疑問を持たれてしまう。
参加者の情報レベルを把握する
参加者の情報レベルとは、会議のアジェンダに対し、どの程度情報や、それに必要な知識を持っているかということ。
ここを意識しないと、情報レベルが高い人からは「その話は知っている」や「参加する必要なかった」と言われ。
情報レベルが低い人からは、「初めて聞いた話ばかりで、理解できない」、「事前に情報が欲しかった」など、突っ込まれます。
上司から状況を確認する、または個別に参加者からヒアリングを行うことで、どの程度情報レベルに差があるのか把握します。
情報レベルに差がある場合、事前に参加者に情報をインプットするなど、対応を検討しましょう。
会議の進行を考える
会議の開始から終了までの進行内容を検討しましょう。
どの会議でも大枠下記になるのではと考えます。
会議の内容、目的によっては、ディスカッションやブレストを入れてください。
①会議の流れ説明
②会議の目的
③詳細説明
④質疑応答
⑤決定事項、ネクストアクションの確認
タイムスケジュールを作成
会議の進行をタイムスケジュールに落とし込みます。
目的の説明と会議の進め方で5分など、時間配分を配分していきましょう。
ここまでで、会議の全体像はまとまりました。
次からが目的達成の重要な項目となる、実際に口頭で説明する文章を考えていきます。
説明する内容のトピックを並べる
目的達成のために、必要となるトピックを書き出す。
細かくかかず、ざっくりでいいので、伝えるべき単語や短い文章を書き出します。
なぜそのトピックが必要か、本当に必要かは、常に目的を意識することで、ずれが無いかチェックする。
文章をまとめる
トピックから、説明する文章を考える。
ノートに書きながら、声に出すと、脳がより整理されてくるので、おススメです。
今回は会議の設計方法の説明なので、文章のまとめ方は、割愛したいと思います。
時間を図り、内容の調整
作成した内容が時間内に収まるか、通しで確認します。
オーバーする場合は、各文章を見直し、不要な内容や余計な言い回しが無いかチェック。
そして、再度、時間を図り確認を行い、終了となります。
まとめ
この流れで会議を設計し、最終的には、上司に会議進行、アジェンダを共有し、
問題無いところまで確認できると、安心ですね。
①会議の目的設定
②参加者の情報レベルを把握する
③会議の進行を考える
④タイムスケジュールを作成
⑤説明する内容のトピックを並べる
⑥文章を整える
皆さんも試した感想などいただけると嬉しいです。
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